Privacyverklaring Chill-Moments

Chill-Moments respecteert de privacy van alle bezoekers van de website (www.chill-moments.nl) en de klanten in de massagesalon. Wij zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk en volgens de toepasselijke wetgeving (waaronder de AVG) wordt behandeld. In deze privacyverklaring lichten we toe welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, voor welke doeleinden, hoe lang we deze bewaren, wat uw privacyrechten zijn en hoe wij uw gegevens beschermen.

Contactgegevens verantwoordelijke

Bedrijf: Chill-Moments
Adres: Van Weedestraat 29, 3761CB Soest, Nederland
Website: https://chill-moments.nl
E-mail:
Telefoon: 06-51531027
KvK-nummer: 86232355
BTW-id: NL004212063B76

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Chill-Moments verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruikmaakt van onze diensten, een afspraak maakt en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

Identificatiegegevens: zoals uw voor- en achternaam, eventueel geslacht en geboortedatum.
Contactgegevens: zoals uw adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Afspraak- en transactiegegevens: details over uw afspraken (datum, tijd, type behandeling) en betalingen (betaalstatus, rekeningnummer indien van toepassing).
Gezondheidsinformatie: voor zover relevant voor de massage, bijvoorbeeld informatie over uw gezondheidstoestand, eventuele blessures, medische aandoeningen of klachten, allergieën of andere fysieke aandachtspunten die u met ons deelt ten behoeve van een veilige en effectieve behandeling.
Gezondheidsgegevens die u met ons deelt ten behoeve van een veilige behandeling
Behandelhistorie: gegevens over eerdere behandelingen bij Chill-Moments en eventuele voorkeuren of aandachtspunten die tijdens die behandelingen zijn gebleken.

Wij verwerken geen andere bijzondere persoonsgegevens dan gezondheidsgegevens. Wij verzamelen bijvoorbeeld geen gegevens over ras, religie, politieke voorkeur, strafrechtelijk verleden, of seksuele geaardheid, aangezien deze niet relevant zijn voor onze dienstverlening.

Doeleinden van verwerking

Chill-Moments verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doelen. De voornaamste doeleinden zijn:

Uitvoering van de dienstverlening: Om uw massage- of wellnessbehandeling uit te voeren hebben we bepaalde gegevens nodig. Bijvoorbeeld uw naam en contactgegevens voor de afspraak, en gezondheidsinformatie om de massage aan te passen aan uw conditie.
Afhandelen van betalingen: Om betalingen te verwerken en administratief af te handelen (bijvoorbeeld het sturen van een factuur en verwerking in onze boekhouding).
Communicatie: Om u te kunnen bellen, SMS’en of e-mailen indien dit nodig is voor uw afspraak of onze dienstverlening (bijvoorbeeld ter bevestiging van een afspraak, bij wijzigingen of voor een herinnering).
Informatie over wijzigingen: Om u te informeren over wijzigingen in onze diensten, openingstijden, tarieven of voorwaarden die relevant zijn voor uw afspraken.
Persoonlijk behandelplan en service: Indien van toepassing, om een individueel behandelplan op te stellen of de behandeling af te stemmen op uw persoonlijke behoeften op basis van uw eerdere bezoeken en aangegeven voorkeuren.
Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld gegevens die nodig zijn voor onze belastingaangifte (zoals factuurgegevens) of het bijhouden van een administratie conform de wet.

Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden, zoals ongewenste marketing, en worden ook niet zonder uw toestemming aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden.

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Omdat wij massage- en wellnessdiensten verlenen, kan het nodig zijn om gezondheidsgegevens te vragen, zoals informatie over blessures, fysieke klachten of medische aandachtspunten die van belang zijn voor een veilige behandeling. Gegevens over uw gezondheid zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens en extra beschermd omdat ze zeer privacygevoelig zijn. Chill-Moments zal dergelijke gezondheidsinformatie uitsluitend verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming en alleen voor de doeleinden van uw behandeling. U bent nooit verplicht om gezondheidsinformatie te verstrekken, maar begrijpt dat wij zonder die informatie mogelijk niet kunnen beoordelen of een behandeling geschikt voor u is.

Enkele belangrijke punten over gezondheidsgegevens bij Chill-Moments:

We verzamelen alleen gezondheidsinformatie die relevant is voor de uit te voeren massage (bijv. “ik heb lage rugpijn” of “ik ben allergisch voor amandelolie”).
Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld en slechts gedeeld binnen Chill-Moments met degenen die uw behandeling uitvoeren en moeten weten wat van belang is voor uw behandeling.
We bewaren gezondheidsgegevens niet langer dan nodig (zie verder onder “Bewaartermijnen”) en u mag altijd besluiten om bepaalde informatie niet met ons te delen – wel kan dit betekenen dat wij de behandeling moeten aanpassen of in sommige gevallen niet kunnen uitvoeren als wij vinden dat het risico’s oplevert.

Minderjarigen: Onze website en diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over personen jonger dan 16 jaar, behalve met toestemming van een ouder of voogd. We kunnen niet altijd controleren of een klant of websitebezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen om te voorkomen dat gegevens over minderjarigen zonder ouderlijke toestemming worden verwerkt. Als u vermoedt dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via , dan verwijderen wij deze informatie onmiddellijk.

Rechtsgrond voor de verwerking

Op grond van de AVG mogen wij alleen persoonsgegevens verwerken als daar een wettelijke grondslag voor is. Chill-Moments verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst: Veel van de gegevens die we verwerken (zoals uw contact- en afspraakgegevens) zijn nodig om de gemaakte afspraak (Overeenkomst) met u uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.
Wettelijke verplichting: Sommige gegevens moeten we bewaren op basis van een wettelijke plicht. Bijvoorbeeld het bewaren van factuurgegevens voor de belastingdienst.
Toestemming: Voor gezondheidsgegevens, die zoals hierboven genoemd bijzondere persoonsgegevens zijn, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. U geeft deze bijvoorbeeld door ons mondeling of via een intakeformulier te informeren over uw gezondheid voorafgaand aan de behandeling. U hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken (zie ook “Uw rechten”), waarna wij die gegevens niet verder zullen verwerken (let wel: intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht voor reeds verwerkte gegevens).

Geautomatiseerde besluitvorming

Chill-Moments neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Er worden dus geen belangrijke beslissingen uitsluitend door computers of algoritmes genomen zonder menselijke tussenkomst. Wij maken geen gebruik van profilering of geautomatiseerde beoordelingen van uw persoonlijke aspecten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Chill-Moments bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Er bestaan in de AVG geen vaste termijnen – wij dienen zelf per type gegeven te bepalen wat een passende bewaartermijn is, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en de noodzakelijkheid voor onze bedrijfsvoering. Dit houdt in de praktijk in:

Basisgegevens (contact- en afspraakgegevens): We bewaren uw contactinformatie en afspraakhistorie zolang u klant bij ons bent. Indien u 2 jaar lang geen gebruik meer maakt van onze diensten, zullen wij – zonder tegenbericht van u – uw contact- en afspraakgegevens verwijderen. We hanteren deze termijn omdat veel klanten jaarlijks of periodiek terugkeren; na verloop van 2 jaar achten wij het niet langer nodig uw gegevens te bewaren, tenzij u aangeeft dat u ze wenst te behouden (of een langere termijn gerechtvaardigd is).
Gezondheidsinformatie: Eventuele door u verstrekte gezondheidsgegevens bewaren wij slechts zolang nodig voor uw behandelingen. In de regel worden gezondheids- en behandelnotities uiterlijk 6 maanden na uw laatste behandeling gewist, tenzij u binnen die periode terugkeert voor een nieuwe behandeling (dan verschuift de termijn telkens opnieuw naar 6 maanden na de laatste sessie). We beperken de bewaartermijn van deze gevoelige gegevens dus tot zo kort mogelijk, gelet op het doel van de verwerking. U mag ook eerder verzoeken om verwijdering van deze gegevens (zie “Uw rechten”); mits er geen wettelijke plicht is om ze te bewaren, zullen we daar gehoor aan geven.
Financiële administratieve gegevens: Factuurgegevens met uw naam, adres en betaalinformatie moeten wij op grond van de belastingwetgeving 7 jaar bewaren. Dit is een wettelijke verplichting (de fiscale bewaarplicht) waaraan wij ons moeten houden. Dergelijke gegevens worden alleen voor dat doeleinde bewaard en na afloop van de wettelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd.
Websitegebruik: Gegevens over uw gebruik van de website (bijv. analytische data, zie onder Cookies) bewaren wij in geanonimiseerde vorm voor statistieken. Zulke analytics-gegevens bevatten geen direct herleidbare persoonsgegevens en kunnen in principe langer bewaard blijven voor trendanalyse, maar zullen wij in lijn met de AVG aanbeveling zo kort mogelijk bewaren of direct anonimiseren waar haalbaar.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn zullen wij de persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren. We evalueren periodiek ons bewaarbeleid. Mocht het zo zijn dat wij gegevens langer willen bewaren dan hier vermeld vanwege een uitzonderlijke situatie (bijvoorbeeld een lopende juridische procedure of uw expliciete verzoek om gegevens te blijven bewaren voor toekomstige bezoeken), dan zullen wij dit afzonderlijk motiveren en vastleggen. U wordt in ieder geval nooit aan onnodige of oneindige opslag van uw persoonsgegevens onderworpen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Chill-Moments verkoopt of verhuurt uw gegevens niet aan derden. Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Enkele voorbeelden:

Voor de verwerking van betalingen kunnen we gebruikmaken van een betaalprovider of bank (uw betaalgegevens worden dan in dat kader verwerkt).
Als u via een online reserveringssysteem boekt dat door een externe leverancier wordt aangeboden, worden de door u ingevulde gegevens opgeslagen op de servers van die derde partij die het systeem aanbiedt. We zorgen er in zo’n geval voor dat er met deze verwerker een verwerkersovereenkomst is gesloten om uw privacy te waarborgen.
Indien wij gebruikmaken van een externe nieuwsbrief- of e-mailservice voor mailings (alleen met uw aanmelding), dan worden uw naam en e-mail binnen dat systeem verwerkt.
In uitzonderlijke gevallen kan een wettelijke verplichting ons dwingen bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan overheidsinstanties of een toezichthouder (bijv. bij een opsporingsonderzoek of fiscale controle). In dergelijke gevallen zullen wij uitsluitend datgene verstrekken waartoe we wettelijk verplicht zijn.

Met bedrijven die in onze opdracht uw gegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om een gelijk niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens te garanderen. Chill-Moments blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Derden mogen uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Cookies (en vergelijkbare technieken)

Chill-Moments gebruikt op de website alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de site en uw gebruiksgemak. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat de website correct functioneert en onthouden eventueel uw voorkeursinstellingen.

Voor onze analyse van websitebezoek maken wij gebruik van Matomo (een privacy-vriendelijke analytische software). De analytische cookies van Matomo zijn zodanig ingesteld dat er geen persoonsidentificerende gegevens worden verzameld: zo worden IP-adressen geanonimiseerd en er worden geen data met derden gedeeld of gebruikt voor advertentiedoeleinden. We gebruiken deze statistieken puur om de gebruiksvriendelijkheid en prestaties van onze website te verbeteren. Omdat deze analytische cookies geen of minimale impact op uw privacy hebben, mogen wij ze plaatsen zonder voorafgaande toestemming volgens de geldende cookie-regels. U heeft echter altijd de mogelijkheid om zich af te melden: u kunt uw browser zo instellen dat deze geen cookies opslaat en reeds geplaatste cookies verwijderen. Dit kan wel invloed hebben op de functionaliteit van de website (sommige delen kunnen dan niet optimaal werken).

Meer informatie over cookies en wat u ermee kunt doen, vindt u op de website van veilig internetten (zie VeiligInternetten.nl – Wat zijn cookies en wat doe ik ermee?). In onze cookie-banner en instellingen op de website kunt u desgewenst uw voorkeuren aanpassen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen (Uw rechten)

U heeft verschillende rechten onder de privacywetgeving met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken:

Recht op inzage: U kunt ons verzoeken om inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van u hebben. Wij zullen u dan een overzicht geven van uw gegevens in onze administratie.
Recht op rectificatie: Indien u merkt dat bepaalde gegevens die wij van u hebben onjuist of verouderd zijn, heeft u het recht deze te laten corrigeren of aanvullen.
Recht op verwijdering: U mag ons vragen om (bepaalde) persoonsgegevens te verwijderen. Bijvoorbeeld als u geen klant meer bent en u wilt dat we uw gegevens verwijderen, of als u eerder gegeven toestemming intrekt (voor bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) en wij geen andere grondslag hebben om die te verwerken.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft in bepaalde gevallen het recht ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (bijvoorbeeld tijdelijk opschorten van gebruik) als de juistheid of noodzaak van de gegevens wordt betwist.
Recht van bezwaar: U heeft het recht bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het gebruik van uw gegevens voor direct marketing (al doen wij daar niet aan) kunt u altijd objectiveren, maar ook bij andere verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken als u bijzondere redenen hebt.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht om de gegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere dienstverlener (of wij kunnen – indien technisch mogelijk – dit rechtstreeks doen op uw verzoek). Dit recht geldt voor zover de gegevensverwerking berust op uw toestemming of een overeenkomst met u.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraagbaarheid, of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen een bepaalde verwerking sturen naar . Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door u zelf (de betrokkene) wordt gedaan en om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u bij zo’n verzoek vragen om een bewijs van uw identiteit. In veel gevallen volstaat het om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.
Let op: maak in deze kopie ter bescherming van uw privacy uw pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Deze gegevens hebben wij niet nodig en zodoende blijven ze afgeschermd. Wanneer wij een dergelijk verzoek ontvangen, reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

Chill-Moments wil u er tevens op wijzen dat u altijd het recht heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat wij niet correct met uw gegevens omgaan. U kunt daarvoor terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website. Zie bijvoorbeeld de pagina “Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens” voor meer informatie over hoe u een privacyklacht kunt indienen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Chill-Moments neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Enkele van deze maatregelen zijn bijvoorbeeld: het gebruik van versleuteling (waar mogelijk) bij digitale opslag of overdracht, up-to-date beveiligingssoftware en firewalls, beperkte toegang tot uw gegevens (alleen personeelsleden die het nodig hebben voor de uitvoering van de Dienst krijgen toegang), en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens worden bewaard.

Mocht u de indruk hebben dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik (bijvoorbeeld onbevoegde toegang tot uw gegevens), neem dan onmiddellijk contact met ons op via of telefonisch. Wij zullen eventuele beveiligingsincidenten serieus onderzoeken en – waar nodig – melden conform de meldplicht datalekken.

Wijzigingen in deze

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld wijzigingen in wetgeving of in onze dienstverlening te reflecteren. Chill-Moments behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. We raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van hoe wij met uw gegevens omgaan. Bij ingrijpende wijzigingen of veranderingen waarvoor uw toestemming nodig is, zullen we u daar natuurlijk expliciet over informeren (en waar nodig opnieuw toestemming vragen).

Laatste update van deze privacyverklaring: 10 april 2025